domingo, 29 de marzo de 2009

CULTURA ORGANIZACIONAL

1. OBJETIVO GENERAL

Establecer una metodología que le permita a la organización desarrollar una cultura organizacional propia para la construcción de significados comunes hacia el control


2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Analizar la cultura organizacional actual con respecto al control

- Definir una metodología que permita el mejoramiento o diseño de la cultura organizacional hacia el control


3. JUSTIFICACIÓN

La cultura organizacional es la médula de la organización que está presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus miembros. La cultura determina la forma como funciona una empresa, ésta se refleja en las estrategias, estructuras y sistemas. Es la fuente invisible donde la visión adquiere su guía de acción. El éxito de los proyectos de transformación depende del talento y de la aptitud de la gerencia para cambiar la cultura de la organización de acuerdo a las exigencias del entorno. Conocer la cultura de la organización es relevante en el comportamiento del personal que labora en las organizaciones; ella ".. potencia aspectos como el de la eficacia, diferenciación, innovación y adaptación..."

El papel de la cultura como influencia en el comportamiento de un empleado a medida que se introducen los equipos de trabajo, se ha reducido la formalización y se han facultado a los empleados. El significado compartido proporcionado por una cultura fuerte, asegura que todos apunten en la misma dirección y que la comunicación que se maneje sea efectiva y congruente con la filosofía, la misión y la visión empresarial. La cultura determina lo que las personas involucradas en ella consideran correcto o incorrecto, así como sus preferencias en la manera de ser dirigidos.

Los individuos construyen su propia personalidad y su propio lenguaje a partir de las raíces, la organización, los objetivos y creencias de la organización para la cual trabajan, aprendiendo a interpretar correctamente las exigencias y comprender la interacción de los distintos individuos y de la organización.

En este caso el control se debe desarrollar mediante actividades preestablecidas, por personal idóneo en esta área a través de la formulación de encuestas, capacitaciones y metodologías psicosociales. La organización buscará el control a través de:

- Sensibilización y fomento de la cultura del autocontrol y el trabajo por procesos

- Definición del código del buen gobierno (valores, principios, normas, etc.)

- Sensibilización hacia el control

- Fomento del autocontrol como control


4. MARCO CONCEPTUAL

Robbins (1999, p 601), plantea que: "La cultura, por definición, es difícil de describir, intangible, implícita, y se da por sentada. Pero cada organización desarrolla un grupo central de suposiciones, conocimientos y reglas implícitas que gobiernan el comportamiento día a día en el lugar de trabajo…".

Ciertamente, la cultura organizacional sirve de marco de referencia a los miembros de la organización y da las pautas acerca de cómo las personas deben conducirse en ésta. En muchas ocasiones la cultura es tan evidente que se puede ver que la conducta de la gente cambia en el momento en que traspasa las puertas de la empresa.

La cultura de una organización se establece y se mantiene. La cultura original se deriva de la filosofía del fundador. Esto influye fuertemente en el criterio que se emplea en la contratación del personal. Las acciones de la alta dirección actual establecen el clima general de lo que es un comportamiento aceptable y de lo que no lo es.

Puntos para desarrollar una cultura organizacional: Dentro de los puntos considerados claves para el desarrollo de una cultura organizacional se pueden mencionar:

- Una guía directa a la acción a fin de que se cumpla.
- Orientación al control, o sea, actividades cotidianas para lograr el autocontrol en las operaciones y procesos (Autonomía y decisión. Productivida por medio de las personas).
- Organización simple, que cuente sólo con el personal que necesita.
- Flexibilidad.

Funciones de la cultura: La cultura cumple con varias funciones en el seno de una organización. En primer lugar, cumple la función de definir los límites hasta los que los comportamientos difieren unos de otros. Segundo, transmite un sentido de identidad a sus miembros. Tercero, facilita la creación de un compromiso personal con algo más amplio que los intereses personales del individuo. Cuarto, incrementa la estabilidad del sistema social.


La cultura es el vínculo social que ayuda a mantener unida a la organización al proporcionarle normas adecuadas de cómo deben comportarse y expresarse los empleados.

La cultura organizacional se fundamenta en los valores, las creencias y los principios que constituyen las raíces del sistema gerencial de una organización, así como también al conjunto de procedimientos y conductas gerenciales que sirven de soporte a esos principios básicos.

Tipos de cultura organizacional: Dentro de los tipos de cultura organizacional pueden ser mencionados los siguientes:

- Cultura predominante: es aquella cultura que muestra o expresa los valores centrales que comparte la gran mayoría de los miembros de la organización. Cuando se habla de cultura organizacional se habla de cultura dominante.

- Subcultura: son culturas que reflejan problemas, situaciones y experiencias que comparten sus miembros.

Si las organizaciones no tienen una cultura dominante y sólo estuvieran compuestas por numerosas subculturas, el valor de la cultura organizacional como variable independiente decrecería bastante porque no existiría una interpretación uniforme de la conducta considerada como aceptable o inaceptable.


5. SENSIBILIZACIÓN

Comportamiento organizacional

Es una ciencia interdisciplinaria y casi independiente, en su campo de investigación busca establecer en que forma afectan los individuos, los grupos y el ambiente en el comportamiento de las personas dentro de las organizacines, siempre buscando con ello la eficacia en las actividades de la empresa. La organización debe buscar adaptarse a la gente que es diferente ya que el aspecto humano es el factor determinante dentro de la posibilidad de alcanzar los logros de la organización.

Dentro del comportamiento organizacional se debe considerar variables dependientes e independientes.

Las variables dependientes:

- Productividad.- la empresa es productiva si entiende que hay que tener eficacia (logro de metas) y ser eficiente (que la eficacia vaya de la mano del bajo costo) al mismo tiempo.
- Ausentismo: toda empresa debe mantener bajo el ausentismo dentro de sus filas porque este factor modifica de gran manera los costos, no cabe duda que la empresa no podrá llegar a sus metas si la gente no va a trabajar.

- Satisfacción en el trabajo: que la cantidad de recompensa que el trabajador recibe por su esfuerzo sea equilibrada y que los mismos empleados se sientan conformes y estén convencidos que es eso lo que ellos merecen.

Las variables independientes:

- Variables del nivel individual: que son todas aquellas que posee una persona y que la han acompañado desde su nacimiento, como sus valores, actitudes, personalidad y sus propias habilidades que son posiblemente modificables por la empresa y que influirían en su comportamiento dentro de la empresa.

- Variables a nivel de grupo: el comportamiento que tienen las personas al estar en contacto con otras es muy distinto. Por lo que esto representa un factor de estudio para las organizaciones.

- Variable a Nivel de Sistema de Organización: Los individuos y los grupos conformarán la organización, en consecuencia los procesos de trabajo, las políticas y las prácticas que realice la organización tendrán un impacto que debe analizarse.

Después de tener claro cuales son las variables que pueden afectar el Comportamiento Organizacional, podemos decir que el Comportamiento Organizacional ayuda al gerente en los siguientes aspectos:

- Ver el valor de la diversidad de la fuerza laboral a través del conocimiento cultural del individuo lo que permitirá conocer cómo ajustar las políticas de la empresa.

- Mejorar la calidad y productividad del empleado, permitiendo desarrollar sistemas de aprendizajes adecuados con el objeto de lograr cambios positivos en la organización.

- Servir de guía en la creación de un clima de trabajo saludable donde la ética y la moral vayan de la mano.

- Ofrecer conocimientos específicos para mejorar las habilidades interpersonales.


Clima organizacional

El clima organizacional hace referencia a la percepción de la organización y del medio ambiente laboral que poseen los integrantes de la organización, en virtud de la cual describe el mundo psicológico del trabajo y su propia situación laboral, y a partir de la cual actúa.
Esto conduce a observar la vinculación entre clima y satisfacción en el trabajo. Por otra parte, se ha observado que si bien las relaciones entre clima y rendimiento no son sencillas, se puede afirmar que un buen clima produce un mejor rendimiento laboral.


El clima distingue a las organizaciones unas de otras. El clima resulta en gran parte de las conductas, las disposiciones y reglamentaciones que tiene la organización.

¿Qué influye sobre el clima organizacional?

- Pueden haber cambios positivos y negativos.
- Alteración de las condiciones económicas.
- Competencia.
- Cambio de líderes.
- Reestructuración, reducción y capacitación.
- Días de pago, problemas con algún empleado.


Cultura organizacional:

Es la identidad social, se trata de identificar el compromiso, los aspectos humanos que involucran otros aspectos del orden técnico que se fusionan en el ámbito institucional tales como la tecnología y los procesos. Que reflejan un aprendizaje basado en la experimentación y en una clara concepción organizacional. Reflejan la cultura los símbolos institucionales que constituyan el testimonio visual de la organización, imagen, color, presentación, logo.


Diferencia entre cultura y clima:

El clima organizacional es la percepción que el individuo tiene de la organización para la cual labora, y la opinión que se haya formado de ella en términos de autonomía, estructura, motivación, consideración, cordialidad, apoyo y descentralización.

Con respecto a lo que es cultura, se puede inferir, que abarca tantos aspectos que no existe acción humana que no esté contemplada en el renglón cultural. Este orden de ideas, nos induce a pensar que todos los seres humanos somos, en una u otra forma, poseedores de cultura. La cultura es como la configuración de una conducta aprendida, cuyos elementos son compartidos y transmitidos por los miembros de una organización.


El cambio y el clima organizacional:

De acuerdo a Robbins (1999), el cambio organizacional se define como la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufre el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. También podría decirse que es el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. El cambio organizacional es la piedra angular del mejoramiento continuo de las organizaciones. El cambio es el fenómeno por medio del cual el futuro invade nuestras vidas y es conveniente observarlo cuidadosamente prestando la atención necesaria desde el punto de vista de los individuos que laboran dentro de las organizaciones.

Un aspecto importante a considerar es la tendencia natural de las personas a resistirse al cambio. Hay que crear y desarrollar una actitud y mentalidad abierta a los cambios, además de una cultura que permita acoger las buenas iniciativas y aprovecharlas, así como desechar las malas. La resistencia al cambio puede ser una fuente de conflicto funcional. Por ejemplo, la resistencia de un plan de reorganización o a un cambio en una línea de producto puede estimular un debate saludable sobre los méritos de la idea y dar como resultado una mejor decisión. Pero existe definitivamente una desventaja en la resistencia al cambio Un elemento clave para la aceptación del cambio es la comunicación y la transmisión de valores, creencias y conocimientos a través de procesos de comunicación efectivos.

Es la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje y se puede manejar de las siguientes formas:

-Promover la participación y el ejercicio del pensamiento libre. Conformación de mesas de trabajo con los empleados y directivos de la organización para que se garantice un proceso de autodesarrollo, autocontrol y autogestión donde las conclusiones contribuyan a un mejor direccionamiento de la organización.

-El rediseño total o parcial de la estructura: El impacto de diversas variables macroeconómicas, fusiones, adquisiciones, incorporación de nuevas tecnologías, creación de nuevas unidades de negocios, o, la implementación de nuevos procesos.

Valores organizacionales:

Los valores representan la base de evaluación que los miembros de una organización emplean para juzgar situaciones, actos, objetos y personas. Estos reflejan las metas reales, las creencias y conceptos básicos de una organización, así como también la médula de la cultura organizacional.

Estos son la base de la cultura organizacional, definen el éxito en términos concretos para los empleados y establecen normas para la organización. Inspiran la razón de ser de cada organización, los objetivos a perseguir y las metas a lograr. Los valores están explícitos en la voluntad de los fundadores de la empresa y en la formalización de la misión y visión de las organizaciones. Estos se generan de la cultura de la organización, por lo tanto son establecidos por la alta gerencia.

Los valores deben ser claros, igualmente compartidos y aceptados por todos los miembros y niveles de la organización, para que exista un criterio unificado que comparta y fortalezca los intereses de todos los miembros de la organización. Los valores son formulados, enseñados y asumidos dentro de una realidad concreta y no como entes absolutos en un contexto social, representando una opción con bases ideológicas con respecto a las bases sociales y culturales.



6. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL EN LA CULTURA

Hablar sobre vigilancia y control, implica que hablemos de las variadas y distintas formas que usan los gerentes para controlar. Algunas empresas incluso usan formas secretas o particulares de control, hay técnicas como las escalas graficas de calificación (que usan casi todas las empresas) para medir el desempeño de los empleados.

El análisis desde el punto del control debe enfocarse a:

Desde los empleados:

- Enterarse de los objetivos que su dependencia debe alcanzar.
- Aclarar bien las funciones que usted debe desempeñar.
- Programe con anterioridad su tiempo y sea estricto con dicha programación.
- Evalué diario y semanalmente las desviaciones de su programación,
- Detecte los inconvenientes y si esta a su alcance corríjalos.


Espacios para la reflexión institucional:

- Participación de líderes y empleados en los procesos.
- Ejercicio del control mediante la autoevaluación.
- Generar confianza en los mecanismos de control.
- El autocontrol


7. ANÁLISIS INTERNO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

El análisis de datos obtenidos a través de entrevistas y cuestionarios (como el que se sugiere en el punto 9) permitirá obtener información necesaria del estado de la cultura organizacional para:

- Analizar el funcionamiento de la organización desde el punto de vista global y en un entorno dado. En este sentido la definición que da la empresa a su entorno y la manera en que entienden deben sobrevivir, adaptarse o crecer en el mismo, lo que determina su misión básica, el objetivo principal, las funciones centrales de esa organización.

- Analizar las relaciones grupales permitiendo detectar el estado de variables tales como: clima organizacinal, valores, actitudes, presunciones, creencias, así como el lenguaje común, categorías conceptuales, límites grupales y criterios para la inclusión y la exclusión, cómo se distribuye el poder y la jerarquía, las recompensas y los castigos.

- Analizar al individuo desde el punto de vista de su productividad y la satisfacción con el trabajo.



El diagnóstico de la cultura empresarial permite determinar las principales presunciones, valores y creencias de los grupos que integran las organizaciones lo que facilitaría:

- Diseñar una estrategia de entrada, acorde con la cultura de la entidad en la realización de intervenciones consultivas atenuando la resistencia natural ante la presencia de agentes externos.

- Diseñar estrategias de cambio que utilicen las principales fortalezas de esa cultura, convirtiéndose en cambios endógenos, los cuales tienen una incidencia determinante en la implicación, motivación, desempeño de los trabajadores y en la perdurabilidad de dichos cambios en el tiempo.

- Diagnosticar la incidencia de la cultura empresarial en las diferentes estrategias que se trace la empresa, prediciendo el efecto de las mismas.

- Determinar las coordenadas del clima social y la definición de los vínculos entre los miembros de la empresa.

- Determinar la incidencia de la cultura empresarial en los procesos de selección, reclutamiento, socialización y medición del desempeño de las organizaciones investigadas.

- Determinar la vinculación existente entre la cultura empresarial y los elementos del proceso de dirección.

- Determinar la incidencia de la cultura empresarial en los fenómenos relacionados con la calidad, productividad y eficiencia empresarial.

- Determinar en qué medida la cultura empresarial existente garantiza la adaptación de las empresas a entornos cada vez más dinámicos.


8. ASPECTO METODOLÓGICO

Se propone la siguiente organización para el trabajo en equipo:


ACTIVIDADES: Revisión de la cultura - Priorización - Acciones de mejora

RESPONSABLES: Comité de cultura - Gerente organizacional - Comité de cultura

DESCRIPCION: Valida el informe de las brechas identificadas y realizar informes de prioridades para cierre de brechas en función de las estrategias organizacionales. - Con base en análisis de brecha determina los puntos críticos a mejorar. - Divulga y ejecuta el plan de acción para desarrollar y alcanzar el cierre de las principales brechas


DOCUMENTOS DE ENTRADA: Resultados de encuestas - Resultados de encuestas - Plan de sensibilización.

DOCUMENTOS DE SALIDA: Documentos de cierre de las brechas y sus prioridades. - Plan de sensibilización. - De acuerdo al nivel de cumplimiento del plan de acción informa a la Gerencia para la retroalimentación del plan

9. INSTRUMENTALIZACIÓN

Para la recolección de la información se propone el siguiente cuestionario, cuyos resultados podrán ser evaluados en una mesa de trabajo:


CULTURA ORGANIZACIONAL CUESTIONARIO

Proceso evaluado_______________________________________________

Fecha_______________________________________________________

Cargo_______________________________________________________


Elemento a evaluar
Existencia, conocimiento e implementación de un instrumento legal y ético de orientación y guía que permita lograr de forma transparente los objetivos corporativos, el cumplimiento de la Misión y realización de la Visión Institucional.
1. Sabe de la existencia del Código del Buen Gobierno?
2. Conserva y Consulta el Código del Buen Gobierno?
3. Sabe de qué trata?
4. Sabe que contiene Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos y que son de estricto cumplimiento?

Descripción/Comentario
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Elemento a evaluar

El trabajo que realiza en su área esta alineado con La Misión, La Visión, Valores, Principios de organización.

Se han puesto en marcha políticas y estrategias de gestión para dar a conocer y aplicar el código de Buen Gobierno en todas las dependencias?

Que otros postulados éticos definidos por la Organización conoce:
* Código de Buen Gobierno.
* Reglamento Interno de Trabajo
* Reglamento Propiedad Intelectual
* Cartilla Informática
* Manuales:
- Seguridad e higiene industrial
- Convivencia
- Comportamiento en el trabajo

Descripción / Comentario

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Elemento a evaluar


La Dirección toma correctivos oportunos sobre actividades que están generando riesgos considerables para la institución?

Cuáles son sus objetivos de los grupos primarios y Con qué frecuencia se realiza.

Observa en su superior una conducta ética digna de imitarse?

Cuál ha sido el comportamiento de su Jefe inmediato y su desempeño ético en momentos difíciles.

Descripción /Comentario

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