INTRODUCCIÓN
En el pasado la gerencia desempeñaba un papel muy diferente al de la gerencia actual, y eso se debe a que las empresas igualmente funcionaban de modo distinto, en los últimos años se ha podido observar una transformación en el modo de operar de las empresas debido principalmente al desarrollo tecnológico y la innovación, la orientación a la satisfacción del cliente, la alta competencia, el papel rector de la dirección estratégica, los enfoques de calidad, el rol de los recursos humanos en la organización, la gestión de la información y otros.
Al cambiar las empresas, de igual forma se ha exigido un cambio en las personas que las dirigen y un cambio en todo el personal que trabaja en ellas. Es por ello que la gerencia integral debe sistemáticamente concebir conceptos básicos como la estrategia, la organización y la cultura para saber a donde direcciona y cómo lograrlo, para la implementación de estrategias eficientemente y para dinamizar la organización hacia los cambios constantes del entorno y el contexto.
Desde la anterior posición el control se convierte en una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, la gerencia no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El presente documento es una propuesta en términos sencillos de los aspectos generales a considerar por la organización para la implementación de un sistema de control desde la concepción de la gerencia integral a través de sus 3 ejes de acción: prospectiva, estructura y cultura. La organización encontrará en este documento las herramientas básicas para la comprensión y la implementación del sistema de control: objetivos de los 3 ejes de acción, definiciones básicas para la introducción en cada tema y metodologías de acción.
Los conceptos aquí expuestos se encuentran soportados en la bibliografía referenciada, la cual a su vez se propone como documento de estudio a medida que se trata cada tema.
JUSTIFICACIÓN
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
-Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
-Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
-Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
-Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
-Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
MARCO CONCEPTUAL: EL SISTEMA DE CONTROL
Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto de acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la mayoría coincide en que es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.
Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no sólo a la dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.
No basta con decir claramente a donde queremos llegar con nuestros esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible establecer cuáles son para la organización aquellos factores críticos que hay que cuidar para tener éxito (FCE), muchos de los cuales están íntimamente ligados con las estrategias que se van a desarrollar. De ahí que, si queremos tener dominio (control) sobre lo que esta ocurriendo, el control debe estar enfocado a evaluar el comportamiento de los factores críticos que inciden en el cumplimiento de las estrategias. Así, el control debe ser flexible, ajustándose permanentemente a las cambiantes estrategias de la organización.
El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización; entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad total y la gestión de la calidad total.
Sus principios se centran en la formación y preparación de los empleados, la unión entre directivos y empleados para la formulación de estándares, el papel de la inspección por parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa de mejora continua.
Proceso metodológico para el desarrollo del sistema de control de gestión
1.- Diagnostico Institucional: todo proceso de control de gestión comienza con el estudio propio del sistema a controlar. El diagnostico tiene como objetivo, según Abad , identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia del sistema, del mismo modo establecer si están dadas las condiciones para la ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que el sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo posible el éxito organizacional. Generalmente los análisis institucionales se orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir identificando fortalezas y debilidades internas con su relación al entorno amenazante o facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad estratégica, desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.
2.-Identificación de procesos Claves: luego de conocer como se encuentra el sistema a controlar, es necesario identificar los procesos claves para el éxito empresarial, el control de gestión no actúa sobre todos los procesos internos de la organización, sino por el contrario se centra en aquellos suficientemente importantes en el desempeño eficaz del sistema a controlar, van desde la situación financiera, pasando por la situación comercial, producción, productividad, personal, servicios al cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia, entre otros.
3.- Diseño del sistema de indicadores: De la identificación de las áreas claves, se originan los indicadores que van a permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones pertinentes para su corrección. Un indicador se define como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas.
OBJETIVO GENERAL
Formular un sistema de control desde la concepción de la gerencia integral (prospectiva, estructura y cultura).
OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Establecer una metodología que le permita a la organización la elaboración de su plan estratégico del control en concordancia con su prospectiva.
-Establecer una metodología que le permita a la organización acondicionar la estructura organizativa a las características de un sistema de control
-Establecer una metodología que le permita a la organización desarrollar una cultura organizacional propia para la construcción de significados comunes hacia el control
CONCLUSIONES
1. La Gerencia Integral es el arte de reunir todas las facetas del manejo de una organización en busca de una mayor competitividad:
-La estrategia: Para saber a donde vamos y como lograrlo.
-La organización: Para llevar acabo la estrategia eficientemente.
-La cultura: Para dinamizar la organización y animar a su gente.
El gerente integral reúne en su modo de pensar y actuar los tres ejes de la Gerencia Integral: estrategia, organización y cultura. Es a la vez estrategia, organizador y líder. (Jean-Paul Sallenave)
2. El control es una herramienta que permite a la alta dirección alcanzar los objetivos propuestos, evaluar el desempeño de sus funcionarios, medir rentabilidad de la organización, e incentivar a los empleados hacia una meta común.
3. Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/gerenciaintegra
www.manizales.unal.edu.co/procrea/descargas/Gerencia.pdf
http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/anageinte.htm
http://www.scribd.com/doc/913898/Gerencia-Integral
En el pasado la gerencia desempeñaba un papel muy diferente al de la gerencia actual, y eso se debe a que las empresas igualmente funcionaban de modo distinto, en los últimos años se ha podido observar una transformación en el modo de operar de las empresas debido principalmente al desarrollo tecnológico y la innovación, la orientación a la satisfacción del cliente, la alta competencia, el papel rector de la dirección estratégica, los enfoques de calidad, el rol de los recursos humanos en la organización, la gestión de la información y otros.
Al cambiar las empresas, de igual forma se ha exigido un cambio en las personas que las dirigen y un cambio en todo el personal que trabaja en ellas. Es por ello que la gerencia integral debe sistemáticamente concebir conceptos básicos como la estrategia, la organización y la cultura para saber a donde direcciona y cómo lograrlo, para la implementación de estrategias eficientemente y para dinamizar la organización hacia los cambios constantes del entorno y el contexto.
Desde la anterior posición el control se convierte en una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, la gerencia no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El presente documento es una propuesta en términos sencillos de los aspectos generales a considerar por la organización para la implementación de un sistema de control desde la concepción de la gerencia integral a través de sus 3 ejes de acción: prospectiva, estructura y cultura. La organización encontrará en este documento las herramientas básicas para la comprensión y la implementación del sistema de control: objetivos de los 3 ejes de acción, definiciones básicas para la introducción en cada tema y metodologías de acción.
Los conceptos aquí expuestos se encuentran soportados en la bibliografía referenciada, la cual a su vez se propone como documento de estudio a medida que se trata cada tema.
JUSTIFICACIÓN
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:
-Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
-Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
-Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
-Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
-Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
MARCO CONCEPTUAL: EL SISTEMA DE CONTROL
Definir el concepto de control de gestión implica considerar el desarrollo del mismo en su ámbito administrativo, distintos autores ha definido el concepto de acuerdo a sus propias posiciones e interpretaciones. Sin embargo la mayoría coincide en que es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.
Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque racional) y por el otro, en un paradigma mas integral vinculado no sólo a la dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.
No basta con decir claramente a donde queremos llegar con nuestros esfuerzos y como lo vamos a realizar, es imprescindible establecer cuáles son para la organización aquellos factores críticos que hay que cuidar para tener éxito (FCE), muchos de los cuales están íntimamente ligados con las estrategias que se van a desarrollar. De ahí que, si queremos tener dominio (control) sobre lo que esta ocurriendo, el control debe estar enfocado a evaluar el comportamiento de los factores críticos que inciden en el cumplimiento de las estrategias. Así, el control debe ser flexible, ajustándose permanentemente a las cambiantes estrategias de la organización.
El concepto de control bajo la perspectiva de calidad, incluye un conjunto de herramientas y técnicas de control de los procesos básicos de la organización; entre ellas se tienen al control estadístico de procesos, control de la calidad total y la gestión de la calidad total.
Sus principios se centran en la formación y preparación de los empleados, la unión entre directivos y empleados para la formulación de estándares, el papel de la inspección por parte de los propios empleados de los resultados durante el proceso productivo y la revisión de los errores o desviaciones bajo la premisa de mejora continua.
Proceso metodológico para el desarrollo del sistema de control de gestión
1.- Diagnostico Institucional: todo proceso de control de gestión comienza con el estudio propio del sistema a controlar. El diagnostico tiene como objetivo, según Abad , identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia del sistema, del mismo modo establecer si están dadas las condiciones para la ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que el sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo posible el éxito organizacional. Generalmente los análisis institucionales se orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir identificando fortalezas y debilidades internas con su relación al entorno amenazante o facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad estratégica, desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.
2.-Identificación de procesos Claves: luego de conocer como se encuentra el sistema a controlar, es necesario identificar los procesos claves para el éxito empresarial, el control de gestión no actúa sobre todos los procesos internos de la organización, sino por el contrario se centra en aquellos suficientemente importantes en el desempeño eficaz del sistema a controlar, van desde la situación financiera, pasando por la situación comercial, producción, productividad, personal, servicios al cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia, entre otros.
3.- Diseño del sistema de indicadores: De la identificación de las áreas claves, se originan los indicadores que van a permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones pertinentes para su corrección. Un indicador se define como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas.
OBJETIVO GENERAL
Formular un sistema de control desde la concepción de la gerencia integral (prospectiva, estructura y cultura).
OBJETIVOS ESPECIFICOS
-Establecer una metodología que le permita a la organización la elaboración de su plan estratégico del control en concordancia con su prospectiva.
-Establecer una metodología que le permita a la organización acondicionar la estructura organizativa a las características de un sistema de control
-Establecer una metodología que le permita a la organización desarrollar una cultura organizacional propia para la construcción de significados comunes hacia el control
CONCLUSIONES
1. La Gerencia Integral es el arte de reunir todas las facetas del manejo de una organización en busca de una mayor competitividad:
-La estrategia: Para saber a donde vamos y como lograrlo.
-La organización: Para llevar acabo la estrategia eficientemente.
-La cultura: Para dinamizar la organización y animar a su gente.
El gerente integral reúne en su modo de pensar y actuar los tres ejes de la Gerencia Integral: estrategia, organización y cultura. Es a la vez estrategia, organizador y líder. (Jean-Paul Sallenave)
2. El control es una herramienta que permite a la alta dirección alcanzar los objetivos propuestos, evaluar el desempeño de sus funcionarios, medir rentabilidad de la organización, e incentivar a los empleados hacia una meta común.
3. Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/gerenciaintegra
www.manizales.unal.edu.co/procrea/descargas/Gerencia.pdf
http://www.gestiopolis.com/Canales4/ger/anageinte.htm
http://www.scribd.com/doc/913898/Gerencia-Integral
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