jueves, 12 de marzo de 2009

PROSPECTIVA

1 OBJETIVO GENERAL

Establecer una metodología que le permita a la organización la elaboración de su plan estratégico del control en concordancia con su prospectiva.


2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

2.1 Análisis de la tendencia organizacional (interna y externa).

2.2 Definir la personalidad propia de la organización a través de la filosofía corporativa (visión, misión, objetivos y estrategias) y cultura Corporativa (valores y pautas de comportamiento)


3. JUSTIFICACIÓN

El control nace de la necesidad que tiene la empresa de garantizar el cumplimiento de su plataforma estratégica, esto es fundamental para la supervivencia de la misma, así como para la obtención de beneficios. El control es el medio de asegurar la efectividad de la acción, permitiendo la retroalimentación del sistema empresarial con las consecuencias de sus propios actos.

Uno de los aspectos más importantes que ha de caracterizar al control como proceso, lo constituye el hecho de que el mismo se diseñe con un enfoque sistémico, por lo que resulta de gran importancia esclarecer los conceptos a él asociados.

Cada elemento que conforma un sistema tiene una función específica bien definida y la obligación de cumplirla y contribuir de forma integrada al correcto funcionamiento y, en definitiva, alcanzar el objetivo determinado.


4. MARCO CONCEPTUAL

El control estratégico se refiere a seguir la estrategia como se está poniendo en ejecución, detectando cualquier área problemática o áreas problemáticas potenciales, y haciendo los ajustes necesarios

El sistema de control de gestión está destinado a ayudar a los distintos niveles de decisión a coordinar las acciones, a fin de alcanzar los objetivos de mantenimiento, desempeño y evolución, fijados a distintos plazos,

Al definir objetivos individuales, el proceso estará enfocándose hacia el control de la actividad individual de cada departamento y cómo está influyendo en los objetivos globales de la organización. Esto le da al departamento la libertad de programarse su propio sistema de control, adaptado, por supuesto, al sistema central.

5. ANALISIS DE TENDENCIAS DEL ENTORNO Y DEL CONTEXTO

El análisis del medio ambiente en el cual se desenvuelve en la actualidad la organización, permite resaltar los factores internos organizacionales (debilidades y fortalezas) y reconocer los factores externos (entorno: oportunidades y amenazas) que pueden influir en la productividad y competitividad de la empresa. El propósito es lograr una perspectiva inicial del entorno, considerando las mejores alternativas para comprender y enfrentarse a las influencias.

5.1 Análisis del Entorno

Determina las amenazas y oportunidades que pueden ofrecer a la organización una situación de riesgo o una ventaja favorable, respectivamente. Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fuera del control de la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografía, economía, política, factores sociales, legales o culturales.

Amenazas: Son situaciones desfavorables actuales o futuras externa a la organización, pero que debe ser enfrentada, con la finalidad de minimizar sus efectos y eliminarla, para evitar daños y riesgos de perdidas sobre el desempeño organizacional y que a su vez, afecte la supervivencia de la empresa.

Oportunidades: Es una situación favorable, actual o futura, encontrada en el entorno, la cual puede repercutir positivamente en un mejor posicionamiento de la organización dentro del mercado, promoviendo ventajas competitivas hacía afuera, o mejoramiento de los procesos hacía dentro.

5.2 Análisis del Contexto

Las fortalezas y debilidades son un reflejo del análisis interno y ponen de manifiesto aspectos controlables de ventaja o desventaja frente a nuestros competidores. Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean o destruyen valor. Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc.

Fortalezas: Las fuerzas centrales son las fortalezas complementarias que distinguen a una compañía y que presumiblemente la hacen más competitiva gracias a su capacidad para ofrecer a sus clientes un valor único, aquí habría que situar las capacidades, recursos y posiciones alcanzadas en determinadas áreas empresariales y en el mercado, que ayudan a aprovechar las oportunidades o a superar las amenazas: tecnología del producto, imagen, costes.

Debilidades: las capacidades, recursos y posiciones alcanzadas que limitan las posibilidades de aprovechar las oportunidades, por lo que hay que intentar evitarlas o paliarlas.



6. ANALISIS INTERNO

6.1. Prospectiva Organizacional

“Es un proceso de investigación del futuro diseñado para permitir, a los ejecutivos y planificadores, compartir sus puntos de vistas sobre tendencias y eventos en el ambiente futuro, que tenían consecuencias críticas en las políticas y estrategias de la organización". Lo que permite la prospectiva es mantener un concepto organizacional a lo largo del tiempo y que esta se pueda adoptar a los cambios de la tendencia del mercado

El supuesto básico del método es que cada participante tiene una visión parcial de la realidad de su organización y de su entorno, y por tanto por el intercambio sistematizado de información los participantes deben de contestar cuestionarios y desarrollar talleres de aplicación. Como reuniones preliminares con los diferentes entes de la organización, generación de escenarios futuros de la organización, En este informe se deben describir la industria, la misión, las medidas de desempeño, opciones estratégicas, y reunión final

Una vez que se tengan las conclusiones se podrá pensar sobre el futuro de la organización, facilitando la coordinación, comunicación y el proceso de toma de decisiones.

6.2. Estructura Organizacional

La estructura de la organización es fundamental para la implementación de la estrategia. La elección de la estructura más adecuada depende (entre otras cosas) del tamaño de la organización, y del nivel de complejidad de la actividad que realiza la empresa:

El control debe dirigirse hacia:

- Relación entre la tecnología utilizada y el grado de interdependencia entre las tareas de la empresa
- Procesamiento de la información
- Coordinación entre las áreas


6.3. Cultura organizacional

La cultura determina lo que las personas involucradas en ella consideran correcto o incorrecto, así como sus preferencias en la manera de ser dirigidos.

Los individuos construyen su propia personalidad y su propio lenguaje a partir de las raíces, la organización, los objetivos y creencias de la organización para la cual trabajan, aprendiendo a interpretar correctamente las exigencias y comprender la interacción de los distintos individuos y de la organización.

En este caso el control se debe desarrollar mediante actividades preestablecidas, por personal idóneo en esta área a través de la formulación de encuestas, capacitaciones y metodologías psicosociales. La organización buscará el control a través de:

- Sensibilización y fomento de la cultura del autocontrol y el trabajo por procesos
- Definición del código del buen gobierno (valores, principios, normas, etc.)

6.4. Talento humano

se basan en la concepción de un hombre como un "sustituible" engranaje más de la maquinaria de producción, en contraposición a una concepción de "indispensable" para lograr el éxito de una organización, es el capital principal de la organización dado que tiene habilidades y características que le dan vida

El control se orientara hacia:

- Definición de competencias y perfiles acordes a los cargos
- Definición de roles
- Procesos de enganche, inducción, entrenamiento y desarrollo
- Mecanismos para la evaluación del desempeño
- Incentivos y sanciones


6.5. Financiero

Sustentan la Disciplina contable y en los márgenes de rentabilidad corporativa como mecanismos de sostenimiento organizacional. Es un aspecto que permitirá a la organización tomar decisiones. El control se encamina hacia:

- Planeación y seguimiento del componente presupuestal de manera que este alineado con las estrategias organizacionales.
- Confiabilidad y confidencialidad de los registros contables.

6.6 Equipos:

Conjunto de instrumentos, utensilios y objetos necesarios para la realización de cierta actividad: equipo quirúrgico, de primeros auxilios.

Control orientado hacia:

- Mecanismos de adquisición, reposición y actualización
- Idoneidad de los operarios
- Mantenimiento

6.7 Materiales:

Corresponde a los elementos necesarios para llevar a cabo una tarea que sirve de uso específico en el desarrollo de un área.


Control orientado hacia:

- Mecanismos de adquisición, reposición y actualización
- Requisitos de manufactura y uso
- Control de calidad de los insumos

6.8 Información:

La Información es un recurso vital, producido por los sistemas de información. Debe considerarse que un sistema de información no tiene porqué ser asociado a los sistemas informáticos, con los que muchas veces se les confunde. Por el contrario, un sistema de información puede ser una persona, un departamento, toda la empresa (o al menos toda parte o elemento de la empresa, o relación entre los mismos, que trate con información).

Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos.

Control orientado hacia:

- Confidencialidad
- calidad de la información: confiabilidad de los datos, de las fuentes, trazabilidad, conservación y actualización, flujo

6.9 Control

Es el elemento complementario no hay plan sin control, no se pude controlar sin planes.

Puede hablarse, entonces, de un Sistema de Control, como un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado, y/o preverla según las tendencias del entorno y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

En general, el sistema de control monitorea el objetivo de eficacia de la organización, es decir, se concibe como el mecanismo idóneo para mantener la organización en condiciones de funcionar en correspondencia con sus objetivos.

La organización deberá estar vigilante de:

- Técnicas y niveles de auditoria
- Control interno contable
- Periodicidad
- Retroalimentación de los resultados

6.10 Mejoramiento continúo

El mejoramiento continuo es un mecanismo que busca ser más competitivo en el mercado y el perfeccionamiento de los procesos productivos con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes. El control puede brindar al mejoramiento continuo, el mantenimiento los estándares de calidad e incrementar la ventaja competitiva a través de la mejora de las capacidades organizativas.

Énfasis del control

- Cultura de procesos
- Cultura de control y calidad
- Retroalimentacion


7. MISIÓN

La misión de una organización describe el propósito básico de su existencia y la naturaleza . Debe responder a las interrogantes siguientes: ¿Para qué existe la organización? ¿Qué necesidades satisface? ¿A quiénes sirve? ¿Qué valores agrega?. Además se refiere a:

- Define el negocio de la organización.
- Establece ¿qué es y qué hace la organización?
- Es decir, enmarca los beneficios o soluciones que se ofrecen a los diferentes públicos con los cuales se relacionan comúnmente.

El método propuesto para la identificación de la misión será de forma participativa, donde se tenga en cuenta a todas las áreas de la organización con el fin de tener mayor compromiso por parte de todos los empleados en el cumplimiento de esta.

Con el fin de establecer la misión es necesario tener en realizar lo siguiente:

· Se buscaran personas de cada una de las áreas de la organización, que ayudaran con la definición de la misión enfocada al sistema de control en la organización.

· Se invitara a cada participante para que opine sobre la que puede ser la Misión de la organización, dichas ideas se recolectaran con el fin de de poder analizarlas.

· Realizar encuesta sobre los servicios que ofrece la organización y que nos hace diferentes en el mercado con el fin de establecer un factor diferenciador.

· Después, de la recolección de información se procederá a redactar de la manera más breve y clara la misión, teniendo en cuenta todos los agentes internos y externos de la organización.

· Luego de estar redactada se dará a conocer a todos los participantes, quienes opinaran sobre la misión planteada.

· Una vez aceptada, será puesta en conocimiento de todos los miembros de la organización, con el fin de unir esfuerzos en el cumplimiento de esta.

8. VISIÓN

La Visión es una imagen del futuro deseado que buscamos crear con nuestros esfuerzos y acciones. Es la brújula que nos guiará a líderes y colaboradores. Será aquello que nos permitirá que todas las cosas que hagamos, tengan sentido y coherencia. La organización en el FUTURO y tiene las siguientes características:

- Señala a dónde quiere llegar (Futura de la organización).
- El objetivo final de la entidad que moviliza los esfuerzos e ilusiones de los miembros para intentar llegar a ella.
- Es la ambición de la organización, su reto particular.
- Es la imagen mental desarrollada por el líder sobre el futuro deseado y posible de la organización.
- Compartida es una aspiración común de la gente de la organización.
- Por tanto, se define a largo plazo (3 a 5 años).

Al igual que la misión, se realizará la visión pero teniendo en cuenta:

Con el mismo personal involucrado en la misión se proyectará a futuro la organización, en los términos señalados anteriormente.

Se recogerá información que permita redactar la visión de manera concisa y precisa.

Partiendo de la información recolectada se plantea la visión propuesta a todos los niveles con el fin de tener aceptación por parte de todos.

9. OBJETIVOS

Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.

Para plantear los objetivos es necesario que las personas involucradas con el control sigan una metodología que permita reunir las siguientes características:

Establecer prioridades para definir objetivos: El equipo asignado establecerá una escala de prioridades para ubicar los objetivos en un orden de cumplimientote acuerdo a su importancia o urgencia, en el sistema de control


Identificación de estándares: Deben establecer estándares de medida que permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo y si es posible, a que costo. Los estándares constituirán medidas de control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es necesario modificarlos o no.
Establecer objetivos que incluyen fechas especificas del objetivo o su terminación implícita; resultados financieros proyectados (pero lo están limitados a ello); presentan objetivos hacia los cuales disparará la empresa o institución conforme progrese el plan; logrando llevar a cabo su misión y cumplir con los compromisos de la empresa.

Luego de establecer e identificar se procederá a plantear los objetivos, los cuales deben apuntar al cumplimiento de la misión, visión y estrategias de organización encaminadas al sistema de control.
10. ESTRATEGIAS

Podemos decir que la Estrategia Empresarial define los objetivos generales de la empresa y los cursos de acción fundamentales, de acuerdo con los medios actuales y potenciales de la empresa, a fin de lograr una inserción óptima de esta en su entorno. En definitiva la estrategia:

Queda definida aquí en términos de acciones, tanto planeadas como realizadas. Especifican los programas de acción y prioridades en la asignación de recursos. Determinan la velocidad y secuencia de movimientos o iniciativas a realizar para cambiar la situación actual de la organización y hacia lo propuesto por la visión. También incluye el modo buscado de crecimiento que define cómo se llegará a los objetivos que pueden incluir: desarrollo interno, conversiones, adquisiciones, licencias, franquicias, entre otros.

Con el fin de formular la estrategia de la organización, se contará con equipo ya definido y se tendrá en cuenta los siguientes pasos:

Determinaran dónde estamos: analizar la situación tanto interna como externa, a nivel micro y macro. Para esto son útiles herramientas como la matriz DOFA.

Determinar a dónde queremos llegar: esto implica establecer la misión, visión, valores y objetivos, tanto a nivel corporativo como a nivel de unidad de negocio.

Determinar como llegar hasta allí: es decir, el plan estratégico – la serie de decisiones que se deben tomar, basadas en factores como: Qué productos y servicios ofrecer, Qué demandas del mercado satisfacer, A qué segmento de clientes atender, Qué tecnología utilizar (o desarrollar), Qué método de ventas utilizar, Qué forma de distribución utilizar, Qué área geográfica atacar

Con el trabajo realizado se establecerán estrategias que permitan alcanzar los objetivos, establecer acciones que permitan mantener y soportar el logro de los objetivos, como también se establecerán métodos que aseguren el cumplimiento ahora y en el futuro de las necesidades del cliente (interno y externo)


11. INSTRUMENTALIZACIÓN

La matriz DOFA es un instrumento metodológico que sirve para identificar acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de que las acciones estratégicas deben ser ante todo acciones posibles y que la factibilidad se debe encontrar en la realidad misma del sistema.

Formato 1

FORMULACIÓN DE MATRIZ DOFA
Dependencia/Área:_________________________________________
Coordinador: _____________________________________________
E-mail: _________________________________________________
Teléfono: ________________________________________________

Explicación:
Formule las CINCO principales DEBILIDADES, OPORTUNIDADES,
FORTALEZAS Y AMENAZAS que caractericen en mayor medida la
Situación de la organización.

DEBILIDADES

Factores o actividades internas, negativas, que limitan o inhiben el éxito de la entidad o de sus áreas. Se pueden clasificar en Operativas-Técnicas como la tecnología, en cuanto a software y hardware y los procesos propios del área incluyendo tramites, demoras, responsabilidades, del Recurso Humano, en cuanto a su calificación, motivación, compromiso, administrativas teniendo en cuenta los procesos claves: Dirección, Planeación, Coordinación y Control.

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OPORTUNIDADES

Factores o condiciones externas a la Organización que pueden tener un impacto positivo en el futuro de la Institución (demanda, usuarios, competidores, tecnología, etc).Constituyen aquellas tendencias económicas, políticas o de regulación; sociales, geográficas, tecnológicas, competitivas, de los nuevos demandantes, nuevos proveedores y otros hechos, que pueden beneficiar en forma significativa a la organización en particular.

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FORTALEZAS

Factores o actividades con que cuenta la organización que potencian el éxito de la institución o de sus áreas. Se pueden clasificar en Operativas-Técnicas como la tecnología, en cuanto a software y hardware y los procesos propios del área incluyendo tramites, demoras, responsabilidades, del Recurso Humano, en cuanto a su calificación, motivación, compromiso, administrativas teniendo en cuenta los procesos claves: Dirección, Planeación, Coordinación y Control. Son los factores o actividades internas que estamos desarrollando con eficiencia.

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2.______________________________________________________
3.______________________________________________________
4.______________________________________________________
5.______________________________________________________


AMENAZAS

Factores o condiciones externas a la organización que pueden tener un impacto negativo en el futuro de la Institución (demanda, usuarios, competidores, tecnología, etc). Son hechos o tendencias que pueden ser potencialmente dañinos a la entidad o áreas organizacionales, dado que afectan su capacidad de gestión.

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3._______________________________________________________
4._______________________________________________________
5._______________________________________________________

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